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文书档案归档整理规范

2021-05-09 10:40:05    261次浏览

一、 总 设

(一)、归档文件

广义上的归档文件是一个泛指性概念,包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定,使“归档文件”具有了专指性意义,即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中,“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复,在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕;本机关的发文,文件印发也就算办理完毕。但:有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的,要等待批复,批示答复,收到后再归档。有的文件,如计划,规则、请示、规定等,在贯彻执行上需要很长时间,但印发或传阅后,其文书处理程序已经完成,也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定,明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案,以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。(也就是过去科技档案用什么方法,现在继续用什么方法。)

(二)、归档文件整理

归档文件整理,就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则,并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

(三)整理原则

归档文件的整理原则,可概括为“遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系(计划与总结,安排与汇报,关于干部任免、工资、退休的,通知,思想工作,关于教育,文化、宣传品质,关于经济的,关于生产的,关于农业工作的),区分不同价值,便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较,两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的,是将机关职能活动中形成的,能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来,以便今后和历史研究查考。因为条件的变化,具体整理方法可以不同,但都必须遵循归档文件整理的基本规律,才能达到便于保管和利用的共同目的。

1、遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

文件的形成不是任意的,而是伴随着各机关,团体和社会组织的职能活动产生的,有其自身规律和特点。不同的机关,尽管其职责和业务范围各不相同,但各项职能活动总是存在着各方面的联系,所形成的文件之间自然有一定规律,这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌,同时也符合人们查找利用档案的心理预期,为检索提供了线索。因此,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系(一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体,归档时应该按期限放在一起,批复与请示应该放在一起,装在一个盒内)。

2、区分不同价值

不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定,区分归档范围不同文件价值,划定不同保管期限。对于保存价值大,保管期限长的文件,重点整理和保管;对保存价值小,保管期限短的文件,根据条件区别对待(这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素,永久保存的用硬纸盒,长期的则用软纸盒,短期的用卷皮装订);对无保存价值的,不须归档的文件,则可以销毁。通过将不同价值的文件区别整理,可以合理使用人力,物力、财力和时间,同时不同价值的文件经过整理后相对集中,为日后档案进行保管利用,以及到期移交进馆也提供了方便(例:一个会议的形成文件材料,虽然他们之间有机联系,但必须区分不同价值,会议、通知、日程表,领导讲话、工作报告等属于永久保存,会议上的纪录、简报、交流材料、典型材料属于长期保存,会议的小组记录,事务性文件属于短期保存)。

3、便于保管利用

这是归档文件整理基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的标准。执行文件级整理,正是新形势下对这一原则的合理发挥。在整理原则中,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值。是手段,“便于保管和利用”则是终目的。从根本上说,二者是相互影响,相互制约的关系,任何片面地强调某一方面,忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类,排列时不强调事由,不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列,依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要,但由于档案间缺乏逻辑联系,以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中,从长远看,特别是对档案移交进馆之后,将会给系统利用档案带来很大困难。因此,在处理类似问题时,要坚持以便于保管利用为出发点,具体情况具体处理,才能更好地实现文件整理目的。

二、归档文件的价值鉴定

归档文件价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节,这一环节包括两个阶段。阶段,在机关文件归档时,对文件能否转化为档案进行审定,确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料。因此,归档范围的确定实际上是对文件价值的初步判定,是档案鉴定工作的关口。第二阶段是对属于归档范围的文件材料,根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的保管期限。划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定,是决定档案命运的关键所在。

<一>、鉴定的原则和标准

根据归档文件整理原则的要求,进入归档范围的文件范围的材料,必须在区分其保存期限的前题下,才能系统地进行整理。因此,正确地判定文件材料的价值,准确地划分保管期限,这是保证归档文件整理质量的重要因素。

应归档的文件材料,都具有保存价值。文件的保存价值和档案的保管期限成正比。保存价值越大,保管期限就越长;反之,保存价值小,保管期限就短。

<二>鉴定的原则

确定档案的保存价值,要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判断档案的保管期限。

<三>鉴定的标准

1、职能标准。职能标准是指按立档单位所在系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。一般情况下,行政级别越高,其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时,对于不同行政级别的机关,永久档案所占比例应有所不同,另一方面,机关档案部门应尽可能保存反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。

2、来源标准。来源标准是要体现档案的形成者。一般地说,本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件的价值时,重点要看本机关产生的,还是外机关产生的,而不能简单地认为上级就比本级的重要。(上级针对本机关的文件,原则是要视为本机关的文件来对待,如干部任免的、离退休的,批转本机关有关工作的文件,转发本机关的文件等,那么一般普发性的文件,有查考作用的就归档保存,没有查考作用的可以不归档。)

3、内容标准。内容标准是指强调内容的重要性和独一性。在分析文件的内容时,主要看它的重要程度如何。(重要性:如文件反映的内容是比较全面的,系统的近一个时期的,本单位主要职能工作的保存价值就大,反映的是某一方面的,某一时期的,某一项工作的保存价值相对来说就不一样,保存的时期就短一些,独一性,文件反映的内容比较特殊,如地震灾害的,洪水灾害的。)

4、形式特点征标准。是指文件的文种(名称)文本,外形特征等。1、文件的文种不同,作用不同,价值也就不同(举例)2、文本是指文件的正本、定稿(底稿)修改稿、草稿等。由于作用不同,其保存价值也就不同。草稿,修改稿都是来定稿,都不具有法律效力,因此一般情况下都不必保存。只有个别情况下,有重要领导人直接修改和批示的则应当保存。(有的文件是秘书直接从微机上打印的,出一个清样,交领导审阅后,认为可以,就打印分发,那么这份清样就是底稿,归档时应该归档,但注意的是请领导签字,只有这样才能发挥法律效力。)3、外形特征也包括载体形式,一般指非正式的文件。对文件起辅助说明的作用。特别是一些重要的照片,录音,录像,领导人题词以及奖杯,锦旗,证书等实物,都生动记录了真实的历史事件。是不可多得的档案资料,应得到足够重视。

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