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水利水电工程的档案管理工作标准?

2022-05-07 09:04:22    202次浏览

水利水电工程档案管理办法

章 总则

条为加强水利水电工程的档案管理,实现档案工作科学化、标准化、规范化、积极保护和有效利用档案信息资源,为工程建设和管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《山东省基本建设项目档案资料管理办法》及有关的规范和标准,结合工程实际,特制定本办法。

第二条水利水电工程档案是在工程建设和管理活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、磁性载体文件及计算机软件等不同形式的历史记录,是国家的宝贵财富,各单位必须切实加强档案工作的领导,把档案工作列入单位目标管理岗位责任制,实行集中统一管理。在工程建设与管理中要划出档案工作专项经费,以保障档案工作的正常开展。

第三条档案工作要积极探索现代化管理方法,积极采用计算机等现代化设备和技术,不断提案管理水平,努力实现“工程,档案”。

第四条档案工作要确保档案的完整准确、保管和有效利用。

第二章 档案机构及其职责

第五条各单位要根据工作需要配备政治条件好、业务能力强、能胜任工作的专(兼)职档案人员。其主要职责是:集中统一管理本单位文书、科技、照片、磁性载体等全部档案。制订有关的办法、制度,负责接收、保管、统计、鉴定、提供利用等工作,并对文件形成单位的档案工作及文件材料的形成、整理、归档等情况进行检查、指导,保证档案的完整、系统、准确和案卷质量的标准化。

第六条档案工作在业务上受上级和同级档案管理部门的监督、指导。

第七条档案工作人员要忠于职守,热爱本职工作,具备专业知识,具有从事档案工作的资格和规定学历,身体健康,严守秘密,遵纪守法。要保持档案人员的相对稳定。

第三章 文件材料的归档

第八条实行文件形成单位(部门)立卷制度。各施工单位在工程建设管理中所形成的科技材料(土方工程、建筑物工程等)、文书文件及磁性载体材料(照片、录像带、录音带等)必须按有关规定收集、整理、分类、立卷和归档,并按规定报指挥部和监理部备案存查,任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档、上报。

第九条科技档案是水利水电工程档案的重要组成部分。建设期间,各施工单位档案工作的重点是按《水利水电工程验收实施细则》中的规定和本办法要求做好科技文件材料的收集、整理、分类、立卷。在竣工验收前,工程指挥部档案专(兼)职人员会同建设、监理、施工管理人员进行核验、审查,凡不符合归档要求的,限期整改,对符合要求的竣工档案,在竣工验收时,在规定的时间内办理严格的交接手续,移交相应的档案部门保存。

第十条归档范围与案卷质量:

(一)归档的文件材料要遵循其形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,准确反映工程建设与管理活动的真实内容,便于利用和保管。文书档案与科技档案分类清楚,组卷合理,避免重复立卷,与工程项目密切的管理性文件应列入科技档案(在工程项目中组卷);文书档案保管期限划分准确,卷内文件排列系统,案卷题名简明确切,编写页码、所有档案的卷内目录一律用微机打印,认真填写备考表,案卷线装(去掉金属物),结实美观,禁用圆珠笔、纯兰墨水、铅笔书写及复写,以利长期保存。

(二)科技档案、文书档案、照片及磁性载体档案的归档范围与案卷质量的具体要求见本办法附录一、附录二、附录三。

第十一条归档套(份)数、时间。

(一)科技档案:正本(原件)二份(套),其中一份(套)报指挥部备案存查,副本三份(套)。在竣工验收前归档完毕,在竣工验收后的二周内上报。

(二)文书档案:原则定为二套,一套定稿与印件;一套供借阅。

(三)照片连同相应的文字材料一并归档;磁性载体档案以盒、带为单位归档。

第十二条凡归档(上报)的科技文件材料、整理立卷后要编制案卷目录,并由指挥部和监理部分管负责人签字。

第十三条保管期限:科技档案原则上定为“”(50年以上)、密级定为“秘密”,文书档案参照有关规定,根据文件材料的重要程度确定。

第十四条为确保归档文件材料的完整、准确、系统,要严格执行相应可控制措施:

(一)档案工作与工程建设坚持两同步一超前的建档原则,即:下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步;检查计划进度同检查文件材料的形成情况同步;单元、分部、单位工程验收及全部工程竣工初步验收前必须首先对相应档案进行验收。

(二)建设、监理及施工管理单位均要明确一名专(兼)职档案人员或工程技术人员负责所承担的建筑物或土方工程建设全过程文件材料的监督、检查及收集,严格登记,妥善保管,做好立卷、归档工作。

(三)监理部档案人员要督促、检查指导科技文件材料形成单位的立卷、归档工作,发现文件材料短缺及时进行补充完善。

(四)监理单位专(兼)职档案人员要加强归档前文件材料的管理工作,会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查。

(五)指挥部、监理部对已接收的分部工程、阶段工程、单位工程验收及全部工程竣工初步验收要进行认真的校核,进行必要的补充,完善立卷、归档工作。

第四章 档案的管理与利用

第十五条各施工单位要按本办法制订各项管理细则,要根据本单位档案的数量,设置符合要求的专用档案库房和相应的档案设施,按有关标准严格保管档案,保证档案,防止档案的破损、霉变和散失,任何单位、个人不得伪造或擅自销毁档案。

第十六条各施工单位要加强档案工作的日常管理,指挥部和监理部对各单位档案工作情况进行定期考核和不定期抽查,其考核结果作为评比奖励的依据和评定优质工程的条件之一。

第十七条编制各种检索工具,限度地满足利用者的需要,采取多种形式主动服务,注重利用效果。

第十八条在工程建设期间,对档案的综合管理及单项管理成绩突出的单位及个人可给予精神和物质奖励。凡未按规定要求提交竣工档案的单位,延缓工程验收,财务不予结算,限期改正,直至合格为止。

第十九条档案的鉴定办法待工程建成并成立管理部门后另行制定。

第五章 附则

第二十条本办法适用于水利水电工程。

第二十一条本办法自下达之日起执行。

附录一

科技档案归档范围及案卷质量要求

一、科技档案归档范围

1. 可研报告与评估咨询材料。

2. 上级批文、指导性技术文件和有关工程专业会议文件。

3. 有关规定、办法、规范。

4. 工程招、投标文件及协议、合同。

5. 征地补偿、移民迁安、确权划界的有关文件、证明材料及图表。

6. 科学试验成果材料。

7. 工程地质、水文地质、测量、气象、地震等资料,环境影响评价。

8. 设计(图纸、计算书、说明书、概算书)及设计批复。

9. 设计变更通知及补充修改图纸。

10. 开工报告、施工方案、组织设计和技术交底材料。

11. 施工原始记录(建筑材料、砼、砂浆试验报告等)。

12. 施工单位的工程质量检查、检测、试验、勘查、观测、鉴定及分析报告等原始记录。

13. 与工程建设有关的照片、录相、录音等原始资料。

14. 建设质检、监理单位的有关工程质量检查、检测、试验等原始资料。

15. 工程建设、监理、施工大事记及日志。

16. 工程质量事故处理及检查记录。

17. 工程验收计划的批准文件。

18. 隐蔽工程、单元工程、分部工程、阶段工程、单位工程验收签证、鉴定书及相关资料。

19. 竣工图纸及工程竣工验收的全部材料。主要包括:

(1)工程设计总结报告;

(2)工程建设管理报告;

(3)工程施工管理总结报告;

(4)工程建设监理报告;

(5)工程建设质量监督及检测报告;

(6)竣工预算、决算报告;

(7)工程建设征地补偿及移民迁安报告;

(8)初步验收工作报告;

(9)竣工验收工作报告;

(10)工程试运行或管理情况报告。

20. 水文测验水质监测资料。

21. 工程投入运行后的管理、工程改建、扩建、绿化、岁修的各种技术性文件及图纸。

22. 建筑物运用及渡汛方案。

23. 工程运用及调度规划。

24. 设备开箱验收,随机图样及技术性资料。

25. 其他有价值的技术性文件材料。

二、科技档案案卷质量要求

(一)引用标准

(GB/T 11822—89)科学技术档案案卷构成的一般要求

(二)术语

1. 科学技术档案:是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表等不同形式的历史记录。

2. 科技文件材料:是记录和反映科学技术活动的文字、图表等技术文件的总称。

3. 案卷:由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

4. 卷内目录:案卷内登记文件及其排列次序的目录。

5. 卷内备考表:说明案卷内文件状况的表格。

6. 档号:档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

(三)案卷内科技文件材料的排列

1.建设项目按依据性材料、基础性材料、工程设计(初设、施工图设计)、工程施工、工程竣工验收、调度运行等顺序排列。

2. 案卷内科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

3. 案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前,图样在后。

(四)案卷的编目

1. 编写案卷页号

(1)案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

(2)页号编写位置:单面书写的科技文件材料在右下角编写页码;双面书写的科技文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。

(3)案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

2. 案卷封面的编制

(1)案卷封面采用外封面形式。

(2)案卷题名:案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件材料的内容,一律用汉字书写。

(3)编制单位:填写案卷内科技文件材料的形成单位。

(4)编制日期:填写案卷内科技文件材料的起止日期。

3. 卷内目录的编制

(1)顺序号:用阿拉伯数字从“1”起依次

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